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In 3 Schritten zum Perfekten Onboarding-Prozess

Onboarding leicht gemacht

In 3 Schritten zum Perfekten Onboarding-Prozess

von Alexander Fenkiw

Wer sind Sie denn?

Wir haben gar nicht gewusst, dass Sie heute schon anfangen.

Genau solche Sätze möchte man an seinem ersten Arbeitstag nicht hören – sie sind nämlich ein offenes Bekenntnis dazu, dass sich das Unternehmen überhaupt nicht auf den Dienstantritt eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin vorbereitet hat. Schlimmer noch: es vermittelt Inkompetenz und überhaupt keine Wertschätzung.

Dies ist mit einer der Hauptgründe dafür, dass ein Großteil aller Kündigungen bereits kurz nach dem Eintritt in ein Unternehmen eingereicht werden. Lasst uns also in 3 Schritten herausfinden, wie ihr eure Fluktuation in den frühen Monaten auf ein Mindestmaß reduzieren könnt!

Für einen umfassenden Überblick zum Thema Onboarding stellen wir unser kostenloses E-Book zum Download bereit!

 

1. Vor dem ersten Arbeitstag

Das Onboarding beginnt am ersten Arbeitstag, richtig? Nein.

Um die Wichtigkeit eines frühen Onboarding-Beginns zu verdeutlichen, möchte ich kurz zwei Gründe nennen.

  • Wenn man ein Jobangebot annimmt, möchte man sich mental auf den ersten Arbeitstag vorbereiten können. Das klappt aber nur, wenn wir bereits im vor dem ersten Arbeitstag Informationen erhalten!
  • Uns wurde nicht nur einer, sondern bereits mehrere Jobs zugesagt und wir sind uns noch nicht sicher, für welchen wir uns entscheiden. Hier kann eine frühe, positive Onboarding-Erfahrung die Entscheidung sein!

Im Idealfall hat der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin ab dem Zeitpunkt der Zusage zur neuen Stelle regelmäßigen Kontakt zum Unternehmen. Besonders beliebt sind hierbei E-Mails, in denen man wenige Tage nach der Zusage noch einmal erwähnt, dass man sich auf den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin freut. Unbedingt sollte man im Vorfeld bereits darüber informieren, wie der erste Arbeitstag aussehen wird und was er oder sie zu erwarten hat. Hierbei müssen vor allem aber auch die zukünftigen KollegInnen miteinbezogen werden.

3 Fragen, die dir dabei helfen, das Onboarding möglichst gut zu beginnen:

        Haben wir den neuen Mitarbeiter darüber informiert, was ihn erwarten wird?

        Weiß das Team, wann der neue Mitarbeiter anfängt?

        Wer übernimmt die Einarbeitung und die Integration ins Unternehmen?

2. Am ersten Arbeitstag

Hierbei solltest du alles vorbereiten, was einen reibungslosen Start in die neue Arbeit und ins Unternehmen begünstigt. Es ist wichtig, dass der neue Arbeitsplatz aufgeräumt ist und alle notwenidigen IT-Berechtigungen sowie die Firmen-Mail bereits eingerichtet sind. Im Idealfall hast du der neuen MitarbeiterIn bereits alle Zugänge und Passwörter übermittelt.

Soweit zum Organisatorischen, aber wir alle wissen, dass man am ersten Arbeitstag in den seltensten Fällen direkt anfängt, zu arbeiten. Ob in Seminaren, in einer neuen Schulklasse, oder im Kindergarten – zu allererst lernt man sich kennen. Das ist auch in Unternehmen nicht wirklich anders.

Kennenlernrunden sind ein sehr guter Einstieg. Man muss sich dabei natürlich nicht unbedingt in einem Sitzkreis zusammenfinden, sondern kann auch gemeinsam frühstücken oder ein Eis essen gehen. Wichtig ist nur, dass irgendeine lockere soziale Interaktion zwischen den neuen MitarbeiterInnen und ihren KollegInnen stattfindet.

Leider setzen solche Kennenlernrunden voraus, dass auch jeder aus dem Team an diesem Tag Zeit hat. Das ist natürlich nicht immer möglich und auch nicht dramatisch. Solange der neue Mitarbeiter oder die neue MitarbeiterIn zumindest einen Kollegen hat, der ihn oder sie im Laufe der nächsten Tage mit dem Team bekanntmacht (so eine Art „Buddy“ oder „Mentor“).

Neben dem Team soll der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin auch das Unternehmen kennenlernen. Je nach Unternehmensgröße empfiehlt sich ein Rundgang und Informationen dazu, wo was gemacht wird, wer die wichtigsten Kunden sind und wie der Arbeitsalltag aussieht.

3. Nach dem ersten Arbeitstag

Prinzipiell sind deiner Kreativität auch hier keine Grenzen gesetzt. Es gibt allerdings einige Onboarding-Programme, die sich in der Praxis bewährt haben: Eine kurze Vorstellung bewährter Programme findest du in diesem Blogartikel.

Wie lange du einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin von seinem Dienstantritt an begleiten möchtest, solltest du für dein Unternehmen und die jeweilige Position selbst entscheiden.

Grundsätzlich gilt, dass es Sinn macht, das Onboarding bei anspruchsvolleren Posten etwas länger und umfangreicher zu gestalten. Außerdem stärkt ein längerer Onboarding-Prozess die Bindung ans Unternehmen und senkt die Fluktuation. Bei allen MitarbeiterInnen, aber vor allem bei Positionen, die schwierig nachzubesetzen sind, lohnt sich das Investment in eine gute Integration daher umso mehr!

Möchtest du wissen, wie Facebook das Onboarding für seine ProgrammiererInnen gestaltet? Dann solltest du dir unseren Artikel dazu nicht entgehen lassen: Das Facebook Bootcamp

Suche dir am besten ein Onboarding-Programm aus, das auch zu deiner Unternehmenskultur und deinen MitarbeiterInnen passt. Du kannst im Grunde so kreativ sein, wie du möchtest. Versuche einfach, die Balance zwischen der fachlichen und der sozialen Integration ins Unternehmen zu halten, denn am Ende des Tages sollen deine neuen MitarbeiterInnen sowohl professionell, als auch persönlich zum Unternehmen passen.

 

4. Fazit

Ein optimaler Onboarding-Prozess hat 3 Phasen. Er beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern schon früher! Die Tage zwischen der Zusage und dem Arbeitsbeginn sollten idealerweise durch regelmäßigen Kontakt begleitet werden. Dabei sollte der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin mit Informationen versorgt werden, damit er oder sie sich auf den neuen Arbeitsplatz einstellen kann.

Die soziale Integration, die Bekanntmachung mit den neuen KollegInnen sollte bereits von Beginn an eine sehr hohe Priorität haben. Klassische Kennenlernrunden oder ein gemeinsames Frühstück sind ein super Start in den ersten Arbeitstag. Auch ein Rundgang durch das Unternehmen und Informationen zur Organisation dürfen nicht fehlen.

Ein besonders spannendes Programm hat Facebook entwickelt. Lese mehr dazu: Das Facebook Bootcamp

Möchtest du alles über das Thema Onboarding erfahren oder sogar dein eigenes Programm entwickeln? Dafür stellen wir für dich unser kostenloses E-Book zum Download bereit!

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Alexander Fenkiw

Alex ist Consultant bei Business Beat. Als online und new media affiner Bachelor der Psychologe präsentiert er einen spannenden und jungen Einblick in die heutige Arbeitswelt.

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