Beim manuellen TeilnehmerInnen-Upload müssen alle TeilnehmerInnen der Befragung einzeln hinzugefügt werden. Diese Funktion bietet sich vor allem bei Unternehmen mit einer kleinen Mitarbeiterzahl an.
Beim TeilnehmerInnen-Upload via Excel können alle TeilnehmerInnen der Befragung mit einem Klick anhand einer Excel-Liste importiert werden. Wichtig: Für einen erfolgreichen Import muss die Datei folgender Struktur entsprechen und darf keine Überschrift enthalten:
1. Spalte: E-Mail
2. Spalte: Kommentar
3. Spalte: Länderkürzel
weitere Spalten: Tags
Diese Funktion bietet sich vor allem für Unternehmen mit einer großen Mitarbeiterzahl an.
Nachdem alle TeilnehmerInnen hinzugefügt wurden, können diese auch schnell und einfach aus dem System exportiert werden. Durch den Export hat man einen guten Überblick über alle teilnehmenden MitarbeiterInnen und kann sie auf Aktualität und Richtigkeit prüfen.
Sobald ein/eine MitarbeiterIn aus dem Unternehmen austritt kann diese Person aus der TeilnehmerInnenliste gelöscht werden. Wenn ein/e TeilnehmerIn gelöscht wird, werden entweder die Antworten dem allgemeinen Firmenadmin zugeordnet oder, wenn man das dazugehörende Häkchen anklickt, werden alle Antworten und Ergebnisse dieser Person aus allen vergangenen und laufenden Umfragen gelöscht.
Durch die Deaktivierung von TeilnehmerInnen erhalten die ausgewählten Personen keine weiteren Einladungen für Befragungen. Das wäre z.B. bei MitarbeiterInnen relevant, die in Mutterschutz sind oder bei Saison-bedingten Jobs. Dadurch müssen Personen, die nur für eine absehbare Zeit nicht mehr für das Unternehmen tätig sind, nicht gelöscht und dann wieder hinzugefügt werden.
Sollte es zu Änderungen bei E-Mail-Adressen kommen, können diese schnell und einfach bearbeitet werden, um die Aktualität der Daten zu gewährleisten.
Unter Tags versteht man Personengruppen bzw. Kohorten oder auch Abteilungen innerhalb des Unternehmens. Beispiele für Tags sind zum Beispiel: Marketing, Produktion (blue collar) oder Verwaltung (white collar). Sollte es zu Änderungen bei den Tags kommen, können diese schnell und einfach bearbeitet werden.
Im Tool ist es möglich, bestimmten Personen eine bestimmte Rolle bzw. Berechtigung zuzuweisen. Damit hat die Person dementsprechende Berechtigungen, Befragungen zu erstellen oder Ergebnisse zu sehen. Diese Berechtigungen und Rollen können schnell und einfach abgeändert werden.
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