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Exit Befragungen

Auch wenn das Ausscheiden von MitarbeiterInnen immer Lücken hinterlässt, kannst du mit Exit-Befragungen Optimierungspotentiale deiner Unternehmenskultur aufdecken. In diesem E-Book erhältst du alle relevanten Informationen für eine erfolgreiche Exit-Befragung.

Warum Exit-Befragungen?

Auch wenn es im ersten Moment vielleicht ärgerlich oder sogar etwas traurig ist, sollte das Ausscheiden eines Mitarbeitenden als Chance genutzt werden. Was sind die Gründe für die Kündigung? Hätte das Unternehmen die Kündigung verhindern können? Exit-Befragungen helfen dir, Herausforderungen deiner Unternehmenskultur aufzudecken. Auf Basis deiner Umfrage-Ergebnisse kannst du gezielte HR-Maßnahmen setzen, um die genannten Probleme zukünftig zu vermeiden.

Mitarbeiterkündigungen gänzlich zu umgehen, ist nahezu unmöglich. Trotzdem sollten diese auf ein Minimum reduziert werden. Kündigungen sind nicht nur ein richtiger Kultur-Killer für dein Unternehmen, sondern es sind auch hohe Kosten damit verbunden. Darüber hinaus kann der Verlust von Fachkräften zu Umsatzeinbußen führen, da die Belegschaft schnell an die Grenzen ihrer Kapazität stoßen kann.

Der Offboarding-Prozess ist der letzte Eindruck, den die Person erhält, bevor sie das Unternehmen verlässt. Daher kann dieser einen wesentlich Einfluss auf die Wahrnehmung des ehemaligen Mitarbeitenden haben. Genau diesen letzten Eindruck kommunizieren die AussteigerInnen des Unternehmens an ihr soziales Umfeld. Bei einer schlechten Exit-Erfahrung ist die Kommunikation nach außen eher negativ und das Image des Unternehmens kann darunter leiden. Die Ergebnisse einer Exit-Befragung können dabei helfen, die Exit-Experience wertschätzend und respektvoll zu gestalten.

Frau mit Umzugskarton in der Hand

Was ist bei Exit-Befragungen zu beachten?

Exit-Befragungen sind ein mächtiges Instrument, da durch die gewonnen Erkenntnisse die Employee Experience der bestehenden Belegschaft verbessert werden kann. Um dieses Potential voll auszuschöpfen, haben wir hier ein paar Tipps für dich:

Weniger ist mehr!

Um der Ehrlichkeit alle Ehre zu geben: Die TeilnehmerInnen deiner Exit-Befragung sind jene Personen, die das Unternehmen in wenigen Wochen verlassen werden. In den meisten Fällen hat auch die Motivation etwas nachgelassen. Versuche daher mit wenigen Fragen alle relevanten Informationen zu erhalten und die Teilnahmequote hoch zu halten.

Auf das richtige Timing kommt es an

Gibt es einen geeigneten Zeitpunkt für eine Exit-Befragung? Ja, es gibt sogar zwei! Zuerst direkt nach der Einreichung der Kündigung und zuletzt eins bis zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag. Aber warum eignen sich diese Zeiträume besonders gut? 

Bevor deine MitarbeiterInnen die Kündigung einreichen, haben sie sich schon längere Zeit mit einem möglichen Jobwechsel auseinander gesetzt. Daher ist direkt nach der Einreichung der Kündigung ein guter Zeitpunkt, um hier aktiv nachzufragen und die Ursachen zu ergründen.

Oft ist der/die MitarbeiterIn in den Wochen nach der Kündigung mit der Übergabe seines Bereichs an eine Kollegin oder einen Kollegen beschäftigt. In dieser Zeit hat der/die AussteigerIn meist noch viele Kontaktpunkte mit dem Team und baut gleichzeitig schon etwas Distanz zum aktuellen Unternehmen auf, wodurch sich die Sichtweise auf den Arbeitgeber ändert. Lass den/die AussteigerIn daher eins bis zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag nochmal an einer Exit-Befragung teilnehmen, um tiefere Erkenntnisse über deine Unternehmenskultur zu gewinnen.

Business Beat Tipp: Mit regelmäßigen Puls-Befragungen kannst du die Bedürfnisse deiner MitarbeiterInnen in allen Phasen des Employee Life Cycles ermitteln und Fluktuation im Vorhinein verhindern.

Exit-Befragungen mit Business Beat

Mit Exit-Befragungen von Business Beat kannst du deine Umfrage für eine unbestimmte Zeitspanne laufen lassen. Setze deine Exit-Befragung einmal auf und versende den Teilnahme-Link immer dann, wenn du ihn gerade benötigst. Mit dem standardisierten Prozess und den wiederkehrenden Fragestellungen ermittelst du schnell und unkompliziert, ob es sich bei den Kritikpunkten um eine subjektive Wahrnehmung des Mitarbeitenden handelt oder ob Probleme im Unternehmen mehrmals benannt werden. So kannst du gezielte HR-Maßnahmen setzen und zukünftige Kündigungen vermeiden!

Möchtest du mehr über kurze Puls-Befragungen und das Offboarding erfahren? Dann buche gleich einen kostenlosen & unverbindlichen Kennenlern-Termin mit uns!

Wie erstellt man Exit-Befragungen?

Es ist gar nicht so leicht, die richtigen Fragestellungen für deine Exit-Befragung zu finden. Wie formuliert man die Fragen korrekt und was sollte dabei beachtet werden? 

Verwende Aussagen statt Fragen

Eine Aussage zu bewerten ist wesentlich einfacher und klarer als eine Frage zu bewerten. Im besten Fall formulierst du diese Aussagen in der Ich-Form. Dadurch versetzen sich deine MitarbeiterInnen bereits beim Ausfüllen der Befragung in diese konkrete Situation.

Setze Extremformen ein

Nutze bei den Aussagen Superlative (“sehr”, “besonders”, “außergewöhnlich”). Dadurch werden negative oder positive Antwort-Tendenzen deiner MitarbeiterInnen klarer.

In der Kürze liegt die Würze

Keep it short and simple: Eine kurze und konkrete Aussage ist wesentlich einfacher zu bewerten als ein langer Satz mit Verschachtelungen. Nebensätze sollten möglichst vermieden werden. So bringst du deine Aussage auf den Punkt.

Vermeide Verknüpfungen wie UND bzw. ODER

Deine Fragen und Aussagen sollten auf keinen Fall die Wörter “und” sowie “oder” beinhalten. Zu jeder Frage bzw. Aussage sollte eine klare Meinung bzw. Einschätzung möglich sein. Bei “und” bzw. ”oder” ist das in der Regel nicht mehr der Fall.

In Zusammenarbeit mit Expertinnen und Experten aus der Wissenschaft haben wir eine Auswahl an Standard-Fragen zum Thema Exit entwickelt. Diese findest du direkt in der Business Beat Software oder in unserem kostenlosen Fragebogenpaket.

Tastatur eines Laptops

Ehrliches Feedback gelingt nur mit vollkommener Anonymität

Ihr habt einen kollegialen Umgang und man redet offen untereinander? Sehr gut! Trotzdem gilt bei einer Exit-Befragung: Die Ergebnisse müssen anonym sein! Du willst schließlich die ungelogene Wahrheit ans Licht bringen. Und du willst echte Verbesserungsvorschläge.

Der Rücklauf deiner Befragung muss so groß sein, dass es nicht mehr möglich ist, die Ergebnisse auf Einzelpersonen zurückzuführen. Erst wenn eine bestimmte Anzahl an Personen an deiner Exit-Befragung teilgenommen hat, solltest du die Daten auswerten und die Informationen weitergeben. Das geht mit Business Beat übrigens ganz automatisch.

Fazit: Exit-Befragungen

Exit-Befragungen können ein hilfreiches Tool sein, um die Gründe für Mitarbeiterkündigungen zu ermitteln und diese zukünftig zu verringern. Bedenke: Die Exit-Experience deiner MitarbeiterInnen bleibt im Kopf und sie kommunizieren ihre Gefühle und Erfahrungen nach außen! Für eine erfolgreiche Exit-Befragung kommt es auf das richtige Timing an, die Formulierung passender Fragen und – last but not least – die Anonymität. Business Beat unterstützt dich gerne bei der Gestaltung deines erfolgreichen Offboarding-Prozesses.

Business Beat: Eine Kombination aus Software & Service

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