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Datenschutzerklärung

See English version below.

Ablauf, Zweck und Datenverarbeitung bei der Mitarbeiter*innenbefragung

XXXLdigital wird eine Befragung zu den Themen Employee Satisfaction, Collaboration, Leadership, Allingment, Strategy & Personal Development durchführen.

XXXLdigital setzt zur Durchführung der Employee Engagement Survey einen Dienst der Business Beat GmbH ein. Dafür wurde ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung abgeschlossen. 

Im Zusammenhang mit der Mitarbeiter*innenbefragung verarbeitet Business Beat als Auftragsverarbeiter folgende personenbezogenen Daten:

  • Name
  • Geschäftliche E-Mail-Adresse
  • Area/Department/Team/Sub Team
  • Personal-Nr.
  • Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung (einschließlich Uhrzeit der Teilnahme, Status, übertragene Datenmenge)
  • Antworten in der Mitarbeiterbefragung
  • IP-Adresse
  • Remote Host
  • Informationen zum Browser
  • Fehlermeldungen (zusammen „Mitarbeiter*innenbefragungsdaten“)

Für Übersetzungen wird seitens Business Beat DeepL verwendet. Die etwaige Übermittlung erfolgt ohne Bezug zu Personaldaten.

Business Beat stellt XXXLdigital die Ergebnisse der Mitarbeiter*innenbefragung nur zur Verfügung, wenn mindestens 5 Teilnehmer*innen ihre Antworten eingereicht haben. Business Beat übermittelt an XXXLdigital nicht die Antworten einzelner Teilnehmer*innen. XXXLdigital erhält nur aggregierte, d.h. zusammengefasste Antworten auf die Mitarbeiter*innenbefragung. 

Differenzierte Auswertungen über Teilgruppen erfolgen nicht, wenn weniger als 5 Antworten dieser Teilgruppe vorliegen oder dadurch Rückschlüsse auf Einzelantworten anderer Befragter möglich werden.

Diese Einwilligung und die Teilnahme an der Mitarbeiter*innenbefragung sind freiwillig. Wenn du die Einwilligung nicht gegeben hast, hat dies keinerlei Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis.

Datenschutzhinweis gemäß Art. 13 und 14 DSGVO

Verantwortliche*r, Datenschutzbeauftragte*r: Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist für Österreich die XXXLutz KG, Römerstraße 39, 4600 Wels und für Deutschland XXXL- ZentralverwaltungsGmbH & Co. KG, Mergentheimer Str. 59, 97084 Würzburg. Datenschutzbeauftragte*r ist für Österreich unter datenschutz@xxxlutz.at bzw. für Deutschland unter datenschutz@xxxlutz.de zu erreichen.

Zweck, verarbeitete Daten: Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten zur Durchführung von Mitarbeiter*innenbefragungen: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse,
Area/Department/Team/SubTeam, Personal-Nr., direkte Führungskraft, Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung (einschließlich Uhrzeit der Teilnahme, Status, übertragene
Datenmenge), Antworten in der Mitarbeiter*innenbefragung, IP-Adresse, Remote Host, Informationen zum Browser, Fehlermeldungen („Mitarbeiter*innenbefragungsdaten“).

Empfänger*innen: Die Mitarbeiter*innenbefragung wird durch die Business Beat GmbH (Helga-Krismer-Platz 1, 6020 Innsbruck, Österreich) in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiterin durchgeführt. Dafür wurde ein Vertrag der Auftragsdatenverarbeitung zwischen XXXLdigital und Business Beat GmbH abgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Mitarbeiter*innenbefragungsdaten ist deine Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber der XXXLdigital per E-Mail an People@xxxl.digital widerrufen.

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Wir verarbeiten deine Mitarbeiter*innenbefragungsdaten demnach nur so lange, wie du deine Einwilligung nicht widerrufen hast und sie für die Durchführung der Mitarbeiter*innenbefragung erforderlich sind. Darüber hinaus speichern wir diese Daten nur noch zur Erfüllung etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche.

Deine Rechte: Du bist berechtigt, Auskunft der bei uns über dich gespeicherten Daten zu beantragen sowie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger
Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern. Du kannst unseren Datenschutzbeauftragten unter oben genannten Kontaktdaten erreichen.

Dir steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch XXXLutz findest du in den
Datenschutzhinweisen für Mitarbeiter*innen.


 

Procedure, purpose and data processing of the Employee Engagement Survey 

The XXXLdigital will conduct an employee survey regarding the following topics: Employee Satisfaction, Collaboration, Leadership, Alignment, Strategy & Personal Development.

For the purpose of conducting the survey, XXXLdigital uses a service provided by Business Beat GmbH. 

As processor, Business Beat will make use of the following personal data related to the employee survey:

  • Name
  • Business E-mail address
  • Area/Department/Team/Subteam
  • Direct Supervisor
  • Personnel no.
  • Participation in the employee survey (including time of participation, status, amount of transferred data)
  • Answers given during the survey
  • IP address
  • Remote host
  • Information regarding the browser
  • Error messages (collectively “employee survey data”)

For the purpose of translation, Business Beat uses DeepL. Any possible transfer will be without any reference to the employee data. 

Business Beat will make the results of the employee survey only available to XXXLdigital if at least 5 employees have submitted their responses. Business Beat does not disclose the
responses of individual employees to XXXLdigital. XXXLdigital will only receive aggregated results, i.e. compiled, results of the employee survey.

There will be no detailed evaluations of a sub-group if fewer than 5 responses are available or if this would lead to an inference of individual responses from other participants.

Consenting to these terms and participating in the employee survey are voluntary.
Withholding your consent will not affect your employment in any way.

Data protection notice pursuant to Articles 13 and 14 of the GDPR

Controller, data protection officer: The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation and other national data protection laws of the member states as well as other data protection provisions is for Germany XXXL-Zentralverwaltungs-GmbH & Co. KG, Mergentheimer Str. 59, 97084 Würzburg and for Austria Lutz KG, Römer Straße 39, 4600 Wels) and for Spain XXXLutz Digital S.L., Mapfre Tower, C/ de la Marina, 16-18/Fl. 10, 08005 Barcelona.

The controller’s data protection officer can be contacted via the e-mail address for Germany via datenschutz@xxxlutz.de and for Austria via datenschutz@xxxlutz.at

Purpose, processed data: For the purpose of conducting employee surveys, we process the following personal data: name, business e-mail address area/department/team/subteam, direct supervisor, personnel no., participation in the employee survey (including time of participation, status, amount of transferred data), answers given during the employee survey, IP address, remote host, information regarding the browser, error messages („employee survey data“). 

Recipient: Business Beat GmbH (Helga-Krismer-Platz 1, 6020 Innsbruck, Austria) has been commissioned by us to conduct the employee survey and serves as processor. There is a
contract for data processing in place (Business Beat and XXXLdigital)

Legal basis: The legal basis for the processing of the employee survey data is your consent (Article 6(1) point (a) of the GDPR). You can revoke your consent with immediate effect by writing an e-mail to people@xxxl.digital.

Time of data storage: The data is deleted as soon as it is no longer required for achieving the purpose of its collection. Thus, we process your employee survey data for as long as they are required to conduct the survey or until you revoke your consent. Beyond that, we only store this data to fulfil any statutory retention obligations or to assert or fend off any legal claims.

Your rights: You have the right to request information regarding your data stored and to demand the correction or deletion of the data if it is incorrect or in case of an unauthorised
storage of the data, respectively. You can contact our data protection officer via the contact details mentioned above.

You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the member state of your habitual residence, your place of work, or the place of the presumed violation.

For further information on the processing of data by XXXLutz, please refer to the data protection notices for employees.